Een overzichtelijke financiële administratie is essentieel voor iedere organisatie. Inkoopfacturen moeten correct worden verwerkt, verkoopfacturen moeten op tijd worden verstuurd en openstaande betalingen verdienen aandacht. Wanneer de administratie groeit maar intern onvoldoende capaciteit beschikbaar is, kan debiteurencrediteuren administratie inhuren een praktische manier zijn om de financiële afdeling te versterken.
Vooral nauwkeurigheid en structuur zijn bij dit werk belangrijk. Een kleine fout in een factuur of verwerking kan immers later voor extra uitzoekwerk zorgen.
Wat doet een medewerker binnen de debiteuren- en crediteurenadministratie?
Hoewel debiteuren en crediteuren vaak samen worden genoemd, gaat het om verschillende onderdelen van de administratie. Debiteuren zijn klanten van wie een organisatie nog geld moet ontvangen. Crediteuren zijn partijen aan wie de organisatie juist nog moet betalen.
Bij de werkzaamheden kunnen daarom verschillende taken horen. Denk aan het verwerken en coderen van inkoopfacturen, het opstellen en versturen van verkoopfacturen, het controleren van openstaande posten en het bewaken van betaaltermijnen.
Ook het versturen van betalingsherinneringen, klaarzetten van betalingen, uitvoeren van reconciliaties en ondersteunen bij periodieke financiële rapportages kunnen onderdeel zijn van de functie.
Waarom ervaring hier belangrijk is
Financiële administratie vraagt om concentratie. Een medewerker moet zorgvuldig omgaan met bedragen, facturen, betaalgegevens en administratieve systemen. Tegelijkertijd is het prettig wanneer iemand zelfstandig kan signaleren dat een factuur ontbreekt, een betaling niet aansluit of een openstaande post aandacht nodig heeft.
Juist daarom kan werkervaring veel waarde toevoegen. Iemand die jarenlang administratieve functies heeft vervuld, heeft vaak al verschillende processen, systemen en praktijksituaties meegemaakt.
Via actief65plus kunnen organisaties zoeken naar ervaren 65-plussers voor onder andere financieel-administratieve werkzaamheden. Actief65+ vermeldt dat het over meer dan 80.000 kandidaten beschikt en mensen uit uiteenlopende beroepsgroepen bemiddelt.
Flexibel extra administratieve capaciteit creëren
Niet iedere organisatie heeft permanent een extra financieel-administratief medewerker nodig. De behoefte kan bijvoorbeeld toenemen rond drukke periodes, bij achterstanden, tijdens vakantie of wanneer een bestaande medewerker tijdelijk uitvalt.
In dergelijke gevallen kan debiteurencrediteuren administratie inhuren interessant zijn omdat extra capaciteit kan worden ingezet zonder dat er direct behoefte hoeft te zijn aan een volledige vaste functie.
Ook structurele parttime ondersteuning kan zinvol zijn. Voor kleinere organisaties kan bijvoorbeeld enkele dagen per week voldoende zijn om facturen, openstaande posten en betalingen netjes bij te houden.
Zorg voor een duidelijke taakverdeling
Een succesvolle samenwerking begint met heldere afspraken. Bepaal vooraf welke onderdelen van de financiële administratie de medewerker zelfstandig uitvoert, welke controles intern blijven en met welke systemen wordt gewerkt.
Denk daarnaast aan autorisaties en privacy. Financiële medewerkers werken met bedrijfsgevoelige informatie. Het is daarom verstandig alleen toegang te geven tot systemen en gegevens die daadwerkelijk nodig zijn voor de werkzaamheden.
Met de juiste medewerker en duidelijke processen ontstaat rust in de administratie. Facturen worden bijgehouden, openstaande posten blijven zichtbaar en collega’s kunnen zich richten op hun eigen werkzaamheden. Daarmee kan ervaren administratieve ondersteuning een waardevolle aanvulling vormen voor zowel kleine als grotere organisaties.
